Producir software se acerca a un mundo nuevo y valiente

Muchos minoristas ya confían en el software de trazabilidad para saber, con solo pasar un lector de etiquetas, en caso de que se produzcan brotes de salmonela , E. coli u otros contaminantes alimentarios, dónde y cuándo se cosecharon los productos en cuestión, lo que permite retirar del mercado los alimentos no seguros con una rapidez sin precedentes y un mínimo de desperdicio.

Una vez que la trazabilidad y la seguridad alimentaria abrieron la puerta al uso de tecnología informática en los productos agrícolas, algunos de los transportistas y minoristas más grandes encontraron ventajoso utilizar también software que registra sus pedidos, envíos, facturas, pagos e inventario, incluido el inventario que todavía está en circulación.

“Llevamos varios años implementando nuestro software de sincronización entre empresas”, afirma Mick Heatherington, vicepresidente de ventas de Prophet North America , con sede en Bakersfield, California. “Un ejemplo típico de su uso es cuando un comprador de supermercado adquiere productos en su propio sistema; el agente del módulo de comunicaciones toma estos datos y crea automáticamente un registro de recepción previsto en el centro de servicio. En el centro de servicio, una vez que se reciben y cuentan los productos, el sistema transfiere la información de recepción al software del minorista para configurar los pagos a los proveedores, etc.”

El software de producción, en particular el intercambio electrónico de datos (EDI), podría abrir pronto la puerta a un mundo en el que los minoristas tengan la posibilidad de permitir a sus clientes ver literalmente dónde y cómo se cultivaron y cosecharon sus frutas y verduras. “Los minoristas tendrán una mejor comunicación directa y bidireccional desde la planta de empaque”, afirma Richard Jones, director de tecnología de Linkfresh Inc., con sede en Cambridge, Inglaterra. “El EDI avanzado facilitará saber dónde se cultivó el producto, e incluso quién lo recogió”.

La trazabilidad y los requisitos relacionados están llevando rápidamente a los distribuidores y minoristas de productos agrícolas a considerar la alta tecnología como una parte esencial del negocio. «El aumento de las regulaciones, solicitudes y requisitos de los proveedores está convirtiendo las soluciones EDI en una parte indispensable para hacer negocios en el mercado actual», afirma Tina Reminger, vicepresidenta y gerente general de Silver Creek Software , en Boise, Idaho. «Con la creciente necesidad de una trazabilidad rigurosa, el EDI se ha convertido en una herramienta más a disposición de nuestros clientes para generar informes rápidos y precisos».

Información específica del sitio

Esta información detallada sobre el cultivo en cada lugar, además de mejorar la trazabilidad, permitirá a los minoristas alcanzar niveles totalmente nuevos en la satisfacción del deseo de los consumidores de transparencia sobre cómo se producen sus alimentos. “Además de poner información sobre las granjas en las etiquetas, los minoristas podrán utilizar materiales en el punto de venta que muestren fotografías de la granja y de los trabajadores”, afirma Jones. “Tendrán información sobre el suelo y el clima en la granja”.

Esta tecnología futurista debe ser rentable para ser viable, y el siguiente paso en este sentido podría ser un nivel de gestión de inventario antes inimaginable. «Nuestro módulo de control de inventario es la base de nuestro paquete y, aunque es fácil de usar, proporciona a los usuarios autorizados información instantánea sobre la rentabilidad, la trazabilidad y el uso del producto», afirma Shelvia Smith, directora de marketing de Edible Software, con sede en Houston . «Nuestro módulo de inventario permite un acceso inmediato a los detalles, de modo que el personal autorizado puede consultar la información de cada artículo y de cada lote. Los detalles incluyen el proveedor y la fecha de recepción, junto con todos los costes incurridos; qué clientes realizaron el pedido, incluyendo la cantidad solicitada, la fecha de entrega, la cantidad y el precio de venta; la cantidad aún disponible para la venta a otros clientes; y las cantidades solicitadas a cada proveedor, junto con la fecha de vencimiento y el coste».

Un valeroso nuevo mundo

Ya existe software que monitorea el inventario y envía pedidos a los proveedores a tiempo para mantener el suministro. "Se puede establecer un punto de pedido económico", explica Charles Shafae, presidente de dProduceman Software , en Half Moon Bay, California. "Se puede configurar para que, al tener 50 o 25 cajas de un producto, se realice un pedido. No creo que esto se aplique a las frutas y verduras, pero sí a los supermercados".

Ya existen programas que generan pedidos basándose no solo en los niveles de inventario actuales, sino también en un análisis de la cantidad de producto que se prevé necesitar a corto y mediano plazo. «La solución de pedidos automatizados de Park City Group no solo reacciona utilizando datos de punto de venta e inventario; predecimos la demanda futura para obtener un pronóstico preciso, proyectando faltantes y exceso de inventario», afirma Randy Fields, director ejecutivo de Park City Group , con sede en Park City, Utah.

Este programa de pedidos puede incluso tener en cuenta cómo se puede esperar que el calendario o las promociones en tienda afecten la demanda. “Se adapta a las tendencias y los cambios estacionales por artículo y por ubicación; mantiene un inventario permanente; considera la capacidad de la ubicación y los plazos de entrega; y analiza las promociones anteriores para realizar pedidos de manera efectiva”, afirma Fields. “Funciona para cualquier ubicación en la cadena de suministro. Los distribuidores, así como los minoristas, pueden utilizar la solución de pedidos automatizados de Park City Group”.

Otros proveedores de software también ofrecen paquetes que ayudan a predecir la demanda de diversos productos agrícolas. “En el lado de los proveedores de supermercados, Demand and Forecast Engine también utiliza datos reales de muchas fuentes externas fuera del sistema para ayudar a formular planes de suministro y producción”, dice Heatherington de Prophet. “Los pronósticos de los proveedores, las estimaciones de cosecha de los productores, los manifiestos de envío y los pronósticos de los minoristas se utilizan para crear planes de oferta y demanda en vivo. Cualquier cosa que logre eficiencia y proporcione información más oportuna ayuda a prevenir la erosión de los márgenes. Los planes y datos precisos permiten a los distribuidores proporcionar mejores recursos al negocio y estar unos pasos por delante para que puedan ser proactivos en lugar de reactivos a la demanda de sus clientes”.

Sin embargo, todavía queda por ver si esta tecnología, que ya utilizan algunos supermercados en el sector de la alimentación, puede superar los obstáculos particulares que se presentan en el caso de los productos agrícolas. “La relación entre el comprador y el vendedor es importante en el caso de los productos agrícolas, al igual que la calidad de los mismos”, afirma Shafae.

No hay sustituto para una mirada atenta

Para evaluar la calidad de las frutas y verduras, no hay nada mejor que una mirada atenta de un par de ojos experimentados. La función de pedidos automáticos solo puede tener sentido en el caso de las frutas y verduras si el software se utiliza para iniciar un proceso que incluye examinar las frutas y verduras antes de enviarlas. “Todos nuestros clientes utilizan EDI para realizar pedidos automáticos”, afirma Jones de Linkfresh. “El pedido automático pone en marcha un conjunto de procesos que incluyen examinar la calidad de los productos. Como el EDI es tan rápido, también podemos utilizarlo para activar el proceso de maduración para que los productos estén listos antes o para ralentizar el proceso de maduración”.

Aunque no se utilice el EDI para automatizar los pedidos, puede ayudar a que el proceso sea rápido y eficiente cuando sea necesario. “Las entregas diarias y semanales son habituales”, afirma Jena Carpenter, directora de proyectos de Silver Creek. “El EDI ayuda a acelerar el proceso de pedidos y facturación, eliminando básicamente los errores humanos”.

Además de la importancia de ver el producto, también puede haber desafíos al utilizar software para pedir productos cultivados localmente, que con frecuencia provienen de agricultores que no tienen computadoras configuradas para procesar pedidos. “Con la demanda de productos locales, esto se vuelve difícil porque los productores boutique no tienen la infraestructura para EDI”, dice Shafae. “A medida que los productores locales más pequeños se hacen a un lado y se trata con grandes empresas como Dole, tal vez se podría establecer un punto de pedido para los productos”.

Más recientemente, las interfaces de usuario simplificadas y los avances tecnológicos han hecho que el envío y la recepción de información a través de una interfaz EDI sea tan sencillo como enviar un correo electrónico. “Siempre que el pequeño agricultor pueda iniciar sesión en el portal del minorista, podrá realizar la mayoría de las funciones que pueden realizar los grandes actores del mercado”, afirma Jones. “Y el uso de protocolos web estándar bien entendidos facilita la interacción con terceros”.

Si se pueden integrar los datos, los minoristas deberían beneficiarse de una mayor eficiencia, productos más frescos y menos mermas. “Cuanto más pueda ver el minorista la cadena de suministro, mejor podrá aplicar el modelo de entrega 'justo a tiempo', logrando una mejor reposición, mejor calidad, trazabilidad, mejor vida útil y ahorro en desperdicios”, afirma Heatherington de Prophet. “Todo esto se traduce en una mejor experiencia del cliente y un departamento de productos agrícolas más rentable”.

Los pequeños pasos son posibles

Los minoristas más importantes han tomado la iniciativa de introducir a sus proveedores en el mundo de las transacciones informatizadas. “Los minoristas pueden comunicar la información reglamentaria necesaria, así como el inventario, los pedidos, los precios y los menús personalizados cuando realizan pedidos en línea de un producto, como los pedidos en línea con soluciones de Internet visuales”, afirma Reminger de Silver Creek. “Los minoristas como Wal-Mart lo han convertido en un factor importante a la hora de hacer negocios con nuestros clientes más grandes, por lo que la solución EDI es mucho más sólida para estas relaciones”.

Los programas de software de producción de gama alta son increíblemente complejos y sólo resultan prácticos para los transportistas y minoristas más importantes. “Silver Creek Software también ofrece otras alternativas de intercambio de datos para nuestros clientes pequeños y medianos que pueden vender productos orgánicos o especiales que deben enviarse en formato digital sin el alto precio que puede suponer una solución EDI”, afirma Reminger. “El intercambio digital es posible en distintos niveles y todo se mantiene seguro y protegido con nosotros”.

Desde que el Instituto Nacional de Normas de Estados Unidos estableció por primera vez un lenguaje informático uniforme para el intercambio electrónico de datos en la década de 1980, las empresas han podido compartir automáticamente información sobre sus transacciones. El lenguaje funciona porque las computadoras de una empresa que participan en una transacción pueden leer fácilmente la información ingresada en las computadoras de otra empresa.

Pero estas normas son demasiado complejas para los transportistas o los minoristas demasiado pequeños como para tener su propio personal de tecnología de la información, porque el EDI especifica un conjunto complejo de números para la factura, otro conjunto para el producto, otro para el importe y aún más números prescritos para otra información. “Las grandes corporaciones tienen su inventario, pedidos y facturas todos juntos”, dice Shafae. “El EDI es el ciclo completo de contabilidad. Todo se hace sin papel. Las empresas más grandes tienen un volumen tan grande que es más fácil de manejar. K-Marts, Target y Safeway pueden usarlo porque tienen un departamento de TI. Esto es demasiado complejo para el ciudadano pequeño”.

La complejidad del software es quizás el aspecto más importante que los productores están intentando superar. “La mejora que se está produciendo es la de hacerlo menos complejo”, afirma Shafae. “La razón por la que no mucha gente utiliza el EDI es porque es demasiado complejo. El EDI, como cualquier tecnología compleja, sigue mejorando. Cada vez es mejor”.

Afortunadamente, muchas empresas de software ya ofrecen programas con distintos niveles de complejidad, capaces de gestionar diversas cantidades de información y adaptados a diferentes presupuestos. «El equipo de EDI de Produce Pro sigue ofreciendo una variedad de soluciones de integración de sistemas a nuestros usuarios para satisfacer las necesidades en constante evolución de sus socios comerciales», afirma Bobby Tsioles, desarrollador sénior y especialista en EDI de Produce Pro en Oak Brook, Illinois.

Pero también puede haber un factor de inercia que retrase la adopción de esta tecnología.

El cambio puede ser un desafío

“A menudo, a los minoristas les resulta difícil y lleva mucho tiempo cambiar su software”, afirma Jones de Linkfresh. “Esto puede ralentizar la adopción de estas tecnologías más modernas y beneficiosas. El ritmo de cambio en las tecnologías disponibles es rápido y a las empresas puede resultarles difícil seguir el ritmo. Sin embargo, se espera que la comunicación sin papel y las interfaces de sistema a sistema sean la norma y no la excepción”.

El uso básico de software de producción suele comenzar con la transmisión electrónica de pedidos y facturas. “Muchos pequeños compradores exigen a sus proveedores que envíen las facturas electrónicamente”, afirma Shafae. “Electrónicamente puede significar por correo electrónico, directamente al servidor o a un tercero. Enviar y recibir una orden de compra es cada vez más común, porque es más barato”.

Incluso los programas relativamente sencillos que se pueden utilizar para enviar y registrar pedidos y facturas pueden suponer una parte sustancial de los posibles ahorros que ofrece el software de producción. “Si estuviera empezando, compraría primero los pedidos y luego las facturas”, afirma Shafae. “Entre el setenta y el ochenta por ciento de los beneficios que se obtienen con el EDI provienen de los pedidos y las facturas. El siguiente beneficio es el inventario, que ayuda a rotarlo y permite reducir los errores de pedir demasiada cantidad de un producto y muy poca de otro. También ayuda a la trazabilidad”.

Los programas que permiten enviar y recibir pedidos y facturas, y mantener registros de las transacciones, ofrecen a los pequeños transportistas y minoristas un punto de entrada al mundo del software de productos agrícolas sin tener que invertir en el paquete completo. “Quizás entre el 20 y el 25 por ciento de las cadenas de supermercados de tamaño mediano están utilizando EDI completo”, dice Shafae. “En el caso de los compradores más pequeños, como los restaurantes, es tan solo el 5 por ciento”.

Para que esta tecnología funcione bien, es necesario contar con el hardware adecuado en todos los lugares donde se manipulen productos agrícolas, no solo en las oficinas centrales. “La necesidad de contar con tecnología de nivel profesional en todos los almacenes de productos agrícolas es esencial para que la interacción inalámbrica sea efectiva”, afirma Carpenter de Silver Creek. “Parece que hay un pequeño cambio hacia los pedidos a través de teléfonos inteligentes. Aunque el mercado para esto es pequeño, los clientes están preguntando”.

¿Dónde han estado sus productos?

El punto de partida de la revolución informática en el sector de los productos agrícolas siempre ha sido la necesidad de saber dónde han estado las frutas, verduras y frutos secos con el fin de rastrear la contaminación hasta un campo en particular. “La seguridad alimentaria es muy importante para nosotros”, afirma Smith, de Edible Software. “El software se diseñó para rastrear dónde se han distribuido los alimentos. Por lo tanto, en caso de una retirada de alimentos, sabrá dónde se encuentra el producto afectado. Nuestro software lo utilizan mayoristas, distribuidores y fabricantes. Podemos rastrear dónde ha estado el producto. No tratamos con Wal-Mart, tratamos con los distribuidores y mayoristas que abastecen a Wal-Mart. Tenemos cerca de 200 clientes; son proveedores medianos y grandes”.

Algunos programas avanzados le permitirán rastrear el movimiento de un envío hasta el nivel de palé. “A medida que más socios comerciales comienzan a solicitar información de trazabilidad de productos, es importante tener las herramientas necesarias para rastrear y proporcionar esta información con facilidad”, dice Tsioles de Produce Pro. “Recientemente, desarrollamos un módulo que permite a los distribuidores generar información avanzada de avisos de envío a nivel de palé, independientemente de cómo seleccionen el producto. Nuestro módulo avanzado de avisos de envío para palé permite a los distribuidores transmitir fácilmente información importante de trazabilidad y recepción de productos a los minoristas. Los minoristas pueden estar tranquilos sabiendo que se les proporciona la información necesaria para recibir el producto con precisión en sus instalaciones y pueden reaccionar de manera eficiente ante cualquier retiro de productos”.

A medida que los programas se vuelven cada vez más complejos, este software de seguimiento se convierte en un componente de un sistema más grande que también incluye pedidos, facturas, pagos y sistemas de gestión de inventario. “La trazabilidad de los productos y la gestión de inventario siempre han sido una parte fundamental de Produce Pro”, afirma Tsioles. “El módulo de avisos de envío avanzados simplifica aún más la recopilación de información de gestión de inventario para los distribuidores. Esa información se transmite sin problemas a los socios comerciales, ya que nuestro módulo EDI existe dentro de Produce Pro”.

La cuestión de si vale la pena comprar esta tecnología se reduce a lo que necesita que haga el software por usted. “Si su sistema le funciona como está, manténgalo”, dice Reminger de Silver Creek. “¿Es necesario ajustarlo para habilitar algunas de estas nuevas herramientas digitales y de informes requeridas? Encuentre una manera de hacerlo con el software que tiene. Si su sistema actual no está a la altura, busque y obtenga una demostración, tanto en línea como en el sitio. No es el sistema que tiene, es el sistema que funciona para usted, no para nadie más.