El software ERP agiliza las operaciones

Los distribuidores y mayoristas de productos agrícolas se están beneficiando de funciones de software ERP mejoradas que están orientadas a sus negocios.

La industria de venta y distribución mayorista de productos agrícolas tiene necesidades únicas, y esto sigue siendo cierto cuando se trata de tecnología de software.

“Los productos frescos y perecederos son la cadena de suministro que se mueve más rápidamente debido a su corta vida útil, alto volumen, bajo margen y largas cadenas de suministro”, dice Mick Heatherington, vicepresidente de ventas para América del Norte de la empresa con sede en el Reino Unido. Profeta ERP“Los productos pueden provenir de muchos lugares y regiones diferentes en todo el mundo, y cada cosecha y región ofrece una calidad y tamaños diferentes según la temporada, el productor, la carga, el día y, para complicar las cosas, tiene un costo asociado diferente por carga”.

Los productos también se ven afectados por eventos climáticos repentinos e inesperados o retrasos que los hacen aún más complejos.

“Además, los problemas de oferta y demanda dan lugar a precios de venta volátiles que fluctúan hacia arriba y hacia abajo, en algunos casos cada hora”, señala Heatherington. “Y hay muchos acuerdos contractuales con proveedores complicados, que incluyen ventas a comisión y 'precio a convenir después', lo que da lugar a requisitos complejos de venta de cuentas para poder pagar a los proveedores”.

Para abordar estos desafíos, un número cada vez mayor de mayoristas y distribuidores de productos agrícolas están incorporando software ERP a su arsenal.

Con sede en Miami Capro, Inc. es un distribuidor de productos agrícolas que antes operaba con hojas de cálculo y QuickBooks antes de incorporar el software ERP de Silo. Después de la implementación, Capro vio un crecimiento inmediato. Además, el equipo ahora puede pensar en sus propias unidades de negocios de manera estratégica porque está utilizando información y datos de precios para ayudarlos a identificar qué clientes y productos son los más adecuados para ellos.

“El software ERP hace que las cosas sean fáciles de entender, incluidos nuestros números”, afirma Franky Verdecia, gerente de operaciones de Capro.

CAPACIDADES DEL ERP

Debido a que existe una amplia gama de ERP para elegir, puede resultar abrumador decidir cuál funcionará mejor para una empresa.

“Algunos están basados ​​en la nube en lugar de en las instalaciones, pero les estamos diciendo a las personas que los ERP locales son cosa del pasado”, dice Lauren Contreras, directora de marketing de productos de San Francisco, California. Silo, un proveedor de ERP. “El software basado en la nube y SaaS (Software como servicio) permite a las personas optimizar sus negocios al monitorear el inventario, el flujo de efectivo y comprender cuánto capital de trabajo tienen”.

Los mayoristas y distribuidores de productos agrícolas también deben verificar si la tecnología quedará obsoleta, lo que significa que no habrá actualizaciones futuras.

“Encontrar la solución adecuada que se adapte al tamaño y la demografía de su negocio es clave”, señala Contreras.

El software ERP debe ser intuitivo para que los miembros del equipo puedan capacitarse fácilmente para usarlo.

“La mayoría de las grandes empresas que trabajan en el sector de la distribución mayorista llevan mucho tiempo trabajando con sistemas ERP, mientras que las pequeñas y medianas empresas están empezando a utilizarlos más recientemente”, afirma Contreras. “Una empresa que utilice un sistema ERP debería comprobar lo intuitivo que es el programa y encontrar un programa que le permita conocer el inventario y su antigüedad, lo que está vendiendo y a qué precio”.

El sistema de Silo es modular y está diseñado para manejar la gestión de inventario, logística, compra y venta, pagos, contabilidad y acceso a financiamiento.

“Normalmente, esta información está desorganizada y no está conectada”, afirma Contreras. “Una plataforma ERP como Silo pone a todos los departamentos en la misma sintonía”.

Silo facilita y automatiza la transferencia de información de un departamento a otro, dando a cada equipo (almacén, ventas, contabilidad y gestión) lo que necesita.

Por esta razón, el software ERP permite a las empresas tomar decisiones más basadas en datos.

Silo brinda a las empresas información en tiempo real sobre su efectivo disponible y dónde se encuentra inmovilizado su flujo de efectivo para que puedan priorizar mejores iniciativas de compra y cobro que promuevan la estabilidad y fomenten un mayor poder adquisitivo, mientras navegan por los cambios del mercado. Su ERP proporciona una combinación de inteligencia de precios del cliente y del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) para ayudar a los equipos a comprar y vender a precios óptimos que aseguren los márgenes necesarios.

La gerencia tiene conocimiento sobre cómo optimizar los resultados de ventas, qué clientes los hacen más rentables y qué clientes o productos básicos están afectando negativamente a sus negocios. Al agilizar sus procesos comerciales, esto reduce la duplicación de registros y evita errores humanos.

El software ERP también puede tener un impacto positivo en la retención de empleados.

Dado que las tareas diarias, los precios del mercado y el conocimiento de los productos básicos llevan años de adquisición, las tendencias de precios de Silo, los precios del USDA y las cotizaciones de fletes agilizan este proceso.

Silo también ayuda a proporcionar valores de costo de bienes vendidos (COGS) precisos, puntos de equilibrio, márgenes objetivo, datos de mercado del USDA y herramientas de inteligencia de precios históricos.

Con los datos de clientes y proveedores del programa, las empresas pueden predecir mejor si un cliente no ha estado comprando recientemente, basándose en promedios móviles, o si es necesario dejar de trabajar con un determinado proveedor en función de la cantidad de problemas entrantes.

Al utilizar el registro de auditoría, los permisos y las herramientas de seguimiento interno de Silo ERP, es posible ver qué está sucediendo en toda la empresa, generar las señales necesarias, bloquear ciertos comportamientos y tomar medidas para mitigar los problemas.

Además, navegar por los cambios del mercado es más fácil, ya que las empresas cuentan con información para ver las tendencias futuras y aprovechar un cambio de mercado con el flujo de caja saludable necesario para ejecutar una oportunidad contingente en el tiempo.

Silo rastrea la carga a través de múltiples estados de pedidos. También proporciona tecnología de seguimiento de lotes que conecta los pedidos con la orden de compra de origen para la trazabilidad en la cadena de suministro. Además, permite a los usuarios ingresar la "Fecha de empaque" y la "Fecha de caducidad", así como también proporciona informes de antigüedad del inventario para comprender mejor la antigüedad del inventario.

Los programas de silos mitigan el desperdicio al brindar informes para cuantificarlo y aprovechar al máximo el inventario priorizando la venta de productos antiguos o obteniendo deducciones fiscales por donaciones.

Entre las nuevas mejoras del sistema ERP de Silo se encuentran una nueva solución de gestión de pedidos orientada a pequeñas y medianas empresas; cotización, gestión y seguimiento simplificados de productos básicos; y la capacidad de acceder a capital de trabajo adicional a través de las soluciones Capital de Silo, un programa financiero rápido y flexible.

Con sede en San Francisco Mercado de comida, fabricante de WholesaleWare, tiene un programa ERP orientado al sector hortofrutícola.

“Nuestra solución ERP está pensada para transacciones B2B y puede utilizarse para distribuidores de servicios de alimentación que no disponen de EDI, ya que recibe pedidos las 24 horas del día, los 7 días de la semana”, afirma Bryan Barsness, vicepresidente de ventas y marketing. “Contamos con varios productos de software, y el núcleo es nuestro ERP”.

Si bien producir es difícil desde una perspectiva de codificación, GrubMarket es flexible para adaptarse a las idiosincrasias de la industria.

“En la gestión de almacenes, no se trata solo de FIFO”, explica Barness. “Un cliente puede necesitar sus mejores productos mientras que otra empresa puede encargarse de productos [de segunda categoría]. Lo entendemos”.

WholesaleWare tiene la capacidad de adaptarse a situaciones atípicas, como por ejemplo, cuando los productores venden en consignación y el transportista vende en nombre del productor a cambio de una comisión y tarifas de servicio.

“Los sistemas que no se dedican específicamente a la producción no están diseñados para esto, y a las empresas se les puede cobrar un cargo adicional por personalizar un sistema ERP para que se encargue de eso”, afirma Barsness. “Con WholesaleWare, tienes un sistema creado a partir de una empresa de producción que es completamente funcional, asequible, escalable, fácil de usar y que seguirá existiendo en el futuro”.

"Desde nuestra perspectiva, podemos manejar cada parte de esta cadena de suministro integrada verticalmente, ya sea que nuestros clientes sean productores-transportistas, importadores o exportadores, distribuidores de valor agregado o envasadores", dice Heatherington de Prophet.

El software de Prophet proporciona visibilidad de todos los pallets, cargas y contenedores con sus atributos tanto de entrada como de salida y donde sea que se encuentren en la cadena de suministro y donde la empresa de productos agrícolas necesita tener visibilidad y control.

"Estamos proporcionando toda esa información sobre los costos estimados y reales a medida que se producen", afirma Heatherington. "También estamos proporcionando toda la información de llegada prevista con antelación a las instalaciones de producción y logística de terceros de los distintos depósitos.

“También ofrecemos trazabilidad como parte de eso, ya que sabemos qué hay en cada palé, quiénes son los productores y cuál es el producto. Calculamos si sus precios de venta son rentables y luego también proporcionamos los datos de trazabilidad hasta las cajas individuales a través de ese proceso”.

La planificación y previsión de Prophet ERP se basa en actividades, es activa y es un motor central del software.

“Por lo tanto, todo lo que afecta a su cadena de suministro y todo lo que le sucede a ella, productos, cargas o distribuciones, afecta el plan, y el plan se irá ajustando a medida que se realicen cambios y le dará visibilidad para que pueda ver y predecir mejor dónde se están gestando problemas potenciales, como escasez de suministros o problemas de calidad”, explica Heatherington.

“Para describir un problema típico, como ejemplo, tenemos un problema en Chile o California, de donde proviene el producto; han tenido mal tiempo que ha afectado a la cosecha, lo que ha provocado una calidad inferior. Las cantidades cosechadas son menores de lo que esperaba y ahora es posible que falten productos contratados y se retrasen para cumplir con un programa con un minorista o cliente. Se puede ver que no va a haber suficiente producto para ese depósito o minorista en particular, por lo que hay que tomar medidas. Es posible que haya que trasladar el producto a otras instalaciones, o que haya que obtener más producto o envasarlo más”.

Aquí es donde el módulo de Planificación de Prophet (MRP) proporciona a los mayoristas, importadores o empresas de distribución visibilidad en toda su cadena de suministro con los datos y la capacidad de tomar decisiones rápidas y automatizadas, como cortar automáticamente las órdenes de compra, realizar operaciones de cross docking, aumentar la producción y gestionar la cadena de suministro para asegurarse de que el producto correcto esté en el lugar correcto y al precio correcto y llegue al cliente correcto.

“Esto es fundamental para lograr eficiencia operativa y rentabilidad para los operadores de productos agrícolas en la cadena de suministro”, afirma Heatherington.

Además, Prophet tiene funciones de integración y automatización integradas con los módulos de gestión de almacén (WMS) de Prophet, los módulos de control y programación de producción y control de calidad y las funciones de ventas y contabilidad.

“Los cubos de scripting y el lenguaje integrado en Prophet también suponen un ahorro de tiempo crucial y son una función clave y un impulsor para Prophet, que proporciona a nuestros clientes los conjuntos de herramientas para procesar los datos de manera eficiente y poder automatizar muchos procesos y tareas comerciales y diarios”, afirma Heatherington. “Esto también incorpora algo de inteligencia artificial (IA) a la ecuación, porque todos estos datos, junto con los conjuntos de herramientas de Prophet y la capacidad predictiva del software y la velocidad de cálculo, definitivamente proporcionan un precursor de la IA”.

Para que el flujo de datos esté donde debe estar, con acceso a múltiples conjuntos de datos, se obtienen imágenes, instantáneas y consultas precisas.

“Nuestro producto se basa en el principio de No Code Low Code”, señala Heatherington. “Eso significa que creamos una amplia gama de herramientas y funciones de configuración en los niveles de interfaz de usuario final para permitir que nuestros clientes adapten el software a sus procesos en los que son buenos, en lugar de cambiar todo para adaptarlo al sistema. Esto permite ofrecer proyectos de baja personalización e instalaciones más rápidas que son menos costosas, con mucha más flexibilidad y la ventaja de poder adaptar constantemente el software a nuevos procesos y actividades comerciales a medida que la empresa se expande o aumenta la gama de productos, etc.”

Prophet comercializa su software ERP con una licencia anual basada en el número de usuarios simultáneos y los módulos que tengan implementados; así, cuanto más pequeña o más grande sea la empresa, más o menos pagan.

La IA es un avance importante en el software ERP.

“Muchos minoristas no quieren facturas en papel, ya que hoy todo es electrónico”, dice Trevor Morris, director ejecutivo de Software FreshByte, Houston, TX. “Podemos conectar a nuestros clientes con sus clientes de manera electrónica; los días de esperar la confirmación por correo electrónico o en papel se acabaron, ya que todo se envía por EDI”.

GrubMarket está incorporando IA a su ERP para obtener aún más funcionalidad.

“Se incorporarán herramientas analíticas y estará orientado a la agricultura y a los modelos de precios públicos”, explica Barsness.

“Una vez integrada con el ERP, la función de IA permitirá a los usuarios hacer preguntas como: '¿Cómo me fue?' o 'Muéstreme un gráfico de cuáles fueron mis 10 principales productos el año pasado' o '¿Qué almacén fue más rentable?' También puede mostrar datos históricos de manera rápida y sencilla. En lugar de tener que ejecutar informes, los usuarios pueden simplemente pedirle esa información a la IA”.

Además, el software ERP garantiza un pago más rápido.

“Además, uno de los grandes ahorros de tiempo y de mayor eficiencia de nuestro software es nuestro módulo de escaneo”, afirma Morris. “Cuando un camión regresa de hacer sus entregas, tenemos clientes que tenían dos o tres empleados cuyo único trabajo era tomar las facturas de una entrega, clasificarlas y archivarlas, lo que llevaba horas o un día completo de trabajo”.

Con el programa ERP de FreshByte Software, las empresas tienen la capacidad de tomar todas las facturas de una ruta determinada y escanearlas digitalmente. De esta manera, lo que antes requería un día de trabajo se puede realizar en minutos.

“La tecnología puede desempeñar muchas funciones para acelerar las cosas”, afirma Morris. “Con los códigos de barras, los productos se pueden recibir y seleccionar mediante escaneo, lo que supone un gran ahorro de tiempo”.

Con la reducción de los márgenes de los pallets y las cajas, el objetivo es reducir los gastos.

“Los ERP ayudan a los clientes a identificar dónde pueden reducir sus costos, aumentando así sus márgenes”, dice Morris. “Esto incluye el uso de la tecnología para seleccionar de manera más eficiente y correcta. El software puede decirle que es el artículo correcto pero el lote equivocado, por ejemplo”.

La selección de software y el escaneo de códigos de barras ayudan a eliminar segundas ejecuciones costosas.

“En el caso de las importaciones, se trata de una combinación de costos de aduanas o de inspección cuando se importa un producto del extranjero, por lo que el objetivo es identificar esos costos e incluirlos en el costo de destino”, dice Morris. “Supongamos que se importan aguacates de México que pueden haber costado $50 por caja. Si se venden a $55 por caja y no se tienen en cuenta los costos adicionales de aduanas, flete e inspección, la caja de $50 en realidad cuesta $59 y se pierden $4 por caja. El ERP se asegura de que se capturen todos los costos y se vinculen con el lote que se vende para obtener una verdadera rentabilidad”.

Además, en el aspecto financiero y de costos totales, un sistema ERP llega a todos los departamentos.

“Los departamentos deben estar unificados en el uso del software ERP para crear un negocio integrado, en lugar de utilizar diferentes soluciones en diferentes departamentos”, afirma

Andy Makeham, director general de EE.UU., consentimiento, un proveedor de ERP con oficinas en Los Ángeles y Europa.

Estos programas simplifican el proceso de pedido para los clientes y además ofrecen posibilidades de fijación de precios en función del cliente.

“Algunos mayoristas y distribuidores utilizan catálogos genéricos con un precio único para todos, pero con los productos agrícolas no es así; el precio para un cliente puede ser diferente al de otro”, afirma Makeham. “Por lo tanto, las empresas necesitan soluciones con el front-end comercial integrado al ERP para poder realizar transacciones de manera fácil y sencilla”.

En el caso de productos frescos, los clientes minoristas quieren ver las escasez y hacer clic en lo que necesitan para crear un pedido.

“Las soluciones orientadas a la vida útil requieren sistemas ERP especiales”, afirma Makeham. “Y tener acceso instantáneo a los datos proporciona una visibilidad clave para la toma de decisiones. Por ejemplo, si está cargando un palé para su envío en un almacén y no es consciente de ello, puede terminar colocando champiñones en la parte inferior y patatas en la parte superior; con un software orientado a los productos agrícolas que tenga en cuenta la fragilidad, puede automatizar el embalaje y el envío de los productos agrícolas”.

LOS BENEFICIOS

Los distribuidores y mayoristas de productos agrícolas están viendo una amplia gama de beneficios en los sistemas ERP.

Matthew Park, director ejecutivo/presidente, Hermanos CJ, Bronx, NY, dice que Silo es un sistema ERP moderno que es intuitivo para ventas, facturación, recuento de existencias en almacén, análisis e inventario.

“Hace de todo”, afirma Park. “La mayor ventaja es lo fácil que es aprender a utilizarlo; es como usar una aplicación de teléfono inteligente”.

También aprecia las funciones avanzadas.

“Creo que es un sistema que puedo enseñar a gente joven y mayor sin formación, mientras que con el sistema anterior no era así”, afirma Park. “Podemos introducir órdenes de compra, incluir notas sobre los pedidos y el almacén marca la recepción. También podemos subir fotos”.

En un nivel avanzado, el sistema ERP proporciona datos precisos para tomar decisiones informadas.

“Ahora es cada vez más importante analizar y mirar las métricas: cuánto se mueve el inventario, cuánto ganan los vendedores; necesito los mismos datos en muchos formatos y el sistema me ayuda a hacerlo”.

Dice que lo que distingue a Silo es que la empresa está constantemente actualizando y desarrollando sus sistemas.
“La empresa tiene una cultura de innovación”, afirma. “Les hemos estado dando mucha retroalimentación y ellos escuchan e implementan nuestras sugerencias”.

Nicho ProduceEdinburg, TX, ha estado utilizando el sistema ERP de FreshBytes durante varios años.

“Me encanta, tiene funciones muy buenas y es muy intuitivo y fácil de usar”, afirma Tommy Villarreal, director ejecutivo de Nicho Produce. “El soporte ha sido muy bueno, ya que nos ayudan con los problemas que podemos encontrar en el camino”.

El mayor problema de la empresa es la entrada de pedidos.

“Recibimos muchos pedidos y el ERP tiene la capacidad de incorporar al sistema aquellos pedidos que la gente sabe hacer”, afirma. “Lo utilizamos para que los clientes hagan pedidos, ya que saben lo que buscan, y minimiza los errores y es más rápido”.

La empresa también utiliza el libro mayor del ERP para ver los informes contables.

“Además, el módulo de ventas del ERP tiene entrada de pedidos, cuentas por cobrar y por pagar, por lo que podemos escanear las facturas una vez que llegan. Si alguien necesita una copia de una factura, accedemos a las cuentas por cobrar y podemos enviarla por correo electrónico. Podemos ver los detalles de las facturas anteriores sin tener que buscar entre los archivos en papel. El ERP ha generado eficiencias en todos los ámbitos”.

Villarreal añade que la empresa no podría manejar el volumen que maneja hoy con sistemas de años atrás.

“Otra característica interesante es el empaquetado”, afirma. “Somos un procesador de productos frescos, por lo que este sistema tiene la capacidad de convertir un inventario en otro y asumir todos los costos adicionales”.

Por ejemplo, si la empresa compra piñas enteras en una caja y un cliente quiere piña cortada en envases de 4 o 5 libras, el ERP proporciona información sobre cuántas cajas de piñas se utilizaron para obtener el costo real del embalaje, al mismo tiempo que fija el inventario con las deducciones adecuadas.

La trazabilidad es otra característica útil.

“Si estamos haciendo un simulacro de retirada de productos y alguien dice que tenemos una caja de lechuga, obtenemos el número de orden de compra de la caja y, con ese único número, puedo rastrear cuándo recibí la lechuga, a quién se la compré y cuándo, cuántas cajas tenía y, con el sistema FIFO (primero en entrar, primero en salir), sé a dónde fue”, dice Villarreal. “Puedo generar un informe y averiguar quién recibió la lechuga para realizar retiradas de productos mucho más rápido”.

Los sistemas ERP también especifican el país de origen, lo cual es un requisito en los programas de gobierno escolar.

“Aún tenemos margen de crecimiento en el ámbito del software”, señala Villarreal. “Las empresas que quieran integrar un software ERP deberían hacer los deberes, ya que no siempre se trata del precio inicial del software, sino también de los acuerdos de servicio y soporte”.

Otro usuario de Silo, Capro, encuentra beneficios en el sistema ERP debido a su inventario diverso.

“Tenemos un gran inventario y ofrecemos un servicio para los clientes que quieran distintos productos en un palé”, explica Verdecia. “Normalmente, esto provoca una pesadilla de inventario, ya que necesitamos una forma de identificar el producto y dónde va cada caja. El ERP nos ayuda a organizar nuestro inventario y nuestras ventas”.

También ayuda a la empresa a estar al tanto de los clientes cuando llega el momento de cobrar, rastrea las compras y proporciona una visión visual de las ganancias y los márgenes.

“Nos brinda un mapa visual de cómo fluye nuestro inventario y nuestro capital, nos ayuda con el traslado y la carga de pedidos y el cumplimiento de las entregas, nos permite imprimir etiquetas fácilmente y, básicamente, ayuda a que todos sepan qué está sucediendo”, dice Verdecia. “Podemos rastrear el país de origen y la vida útil, así como también estar al tanto de las regulaciones de calidad de los alimentos”.

Como no se puede crear una orden de compra sin un país de origen, se evitan errores.

“También ayuda a determinar los pesos del camión”, afirma Verdecia. “Todos los meses, Silo actualiza continuamente su software, lo que es una gran ventaja, ya que nos brinda visibilidad sobre el capital y el flujo de caja”.