Cinco temas de actualidad en el software de distribución de productos agrícolas

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La industria de productos frescos ha sido durante mucho tiempo un negocio impulsado por la intuición. Esto es especialmente cierto en empresas multigeneracionales donde los años de experiencia y el sexto sentido del personal directivo a menudo predicen correctamente un mercado rentable (o perdedor). Pero los tiempos están cambiando.

“Muchos de nosotros en la industria, especialmente aquellos que aprendimos el negocio de nuestros padres y tíos, tenemos nuestros propios prejuicios o predicciones aparentemente extrañas sobre por qué sucederán ciertas cosas”, dice Matthew Park, director ejecutivo de Hermanos C y J, un distribuidor mayorista de productos agrícolas en Hunts Point Market, Bronx, NY. “Podría ser tan simple como que las tarifas de los camiones aumentan alrededor del Día de San Valentín porque están llegando más flores desde Florida”.

“Ahora que estamos en 2024, poder respaldar estas intuiciones con datos me permite tomar mejores decisiones basadas en datos”, afirma. “Ahí es donde entra en juego el software ERP (planificación de recursos empresariales) como Silo”.

Silo Park se refiere al sistema de gestión de inventario de productos perecederos de Silo Technologies. Se trata del sistema ERP del proveedor líder de tecnología para la cadena de suministro de alimentos con sede en San Francisco, California.

En pocas palabras, las empresas utilizan software ERP para integrar y gestionar las actividades comerciales cotidianas, como la contabilidad, las compras, la gestión de la cadena de suministro, el inventario, la gestión de pedidos, la logística y la gestión de riesgos y cumplimiento normativo. Una suite ERP completa también incluye la gestión del rendimiento empresarial, un software que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar sobre los resultados financieros de una organización.

“Un buen ejemplo fue la temporada pasada de vacaciones, Navidad y Año Nuevo, en términos de cuánto cambiaron los mercados FOB y cuánto producto se escaseó”, dice Park. “Fue fácil para muchos compradores decir, 'reduzcamos, seamos conservadores, veamos qué pasa'. Pero los números que obtuvimos al ejecutar los informes de Silo ERP nos dijeron que hiciéramos lo contrario. Mostraron que nuestros clientes minoristas siguieron comprando agresivamente, durante las primeras dos semanas de enero. La desaceleración no comenzó hasta después de la tercera semana. Podíamos prever una desaceleración importante con algunos productos básicos moviéndose casi un 50% más lento que a principios de enero. Reaccionamos rápidamente, redujimos el volumen y nos ahorramos muchos problemas”.

NO ES UN CONCEPTO NUEVO

Los sistemas ERP no son nuevos. Están firmemente arraigados en sectores como las finanzas, la atención sanitaria y la fabricación y producción, así como en las cadenas de suministro y la logística de productos no perecederos. Para finales de 2024, 1.4 millones de empresas gastarán 183 millones de dólares en sistemas ERP, o el 5% del gasto total en tecnología de la información (TI), según Previsión completa de la cuota de mercado de ERP para 2024, por HGInsights, en Santa Bárbara, CA.

Cada vez más empresas de productos frescos están ampliando o actualizando sus sistemas ERP. Un factor importante es la exigencia de un amplio registro de la trazabilidad de los productos frescos, tal como se exige en la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA). Este nivel de trazabilidad significa que el lápiz y el papel y los programas de contabilidad en línea sencillos ya no son suficientes.

“La industria de productos frescos es uno de los sectores más vitales del mundo, pero también uno de los más volátiles”, dice Patrick McCullough, director ejecutivo de Producir Pay Inc., una empresa con sede en Los Ángeles, California, que anunció en febrero que recaudó 38 millones de dólares para mejorar la previsibilidad y la transparencia en toda la cadena de suministro mundial de productos frescos.

“Cualquier cantidad de factores, incluidos el clima impredecible, los mercados, las plagas, las enfermedades y las interrupciones de la cadena de suministro debido a problemas laborales, pandemias y disturbios civiles, que a menudo ocurren simultáneamente, dan como resultado una cadena de suministro impredecible, altamente fragmentada, especulativa y derrochadora”.

¿Qué buscan las empresas de productos agrícolas, especialmente los mayoristas, distribuidores e incluso minoristas, en un sistema ERP? A continuación, se presentan cinco consideraciones:

1. AMIGABLE CON LAS PERSONAS Y LAS MÁQUINAS

Al decidir migrar a un nuevo sistema ERP, es importante asegurarse de que el software esté adaptado tanto a los empleados más jóvenes como a los más mayores, dice Park, de C and J Brothers. “Como Silo es modular, cuando hicimos un cambio completo del sistema, los vendedores más antiguos pudieron quedarse en el sistema de ventas, aprender a usarlo rápidamente y seguir vendiendo y vendiendo más que antes. Considero que fue un éxito”.

Si bien Silo ofrece una solución integral, algunas empresas prefieren la libertad de elección. y una forma menos disruptiva de invitar a la innovación a sus negocios, según Lauren Contreras, directora de marketing de productos de Silo. “Nuestro enfoque modular para la eficiencia de la gestión de la cadena de suministro permite a las empresas abarcar solo lo que pueden”.

A menudo, este primer paso tiene como objetivo reducir el uso de lápiz y papel en la empresa. He aquí un ejemplo:

“Cuando sus conductores de reparto salen, tal vez hay entre ocho y diez rutas al día, regresan con una pila de facturas firmadas, tal vez grandes facturas de varias páginas”, dice Trevor Morris, presidente y director ejecutivo de Software FreshByte, una organización de servicio al cliente con sede en Houston, TX, especializada en software para distribución mayorista.

“En lugar de tener una o dos personas a tiempo completo clasificando, ordenando por orden alfabético, grapando y archivando las facturas todos los días, FreshByte les permite pasar las facturas por un escáner, que las retroalimenta al software, las digitaliza y las coloca directamente en el archivo del cliente”, explica Morris. “La idea no es que esos empleados pierdan su trabajo, sino que hagan algo más productivo, como la atención al cliente”.

Un segundo segmento es la recepción de pedidos. Un buen ejemplo es el de un cliente de Consentio, una plataforma de comunicación tecnológica lanzada en España y que ahora tiene su base en San Francisco (California). El cliente tenía cinco empleados que tomaban pedidos por teléfono y los introducían en el sistema ERP de la empresa.

"En primer lugar, se cometen errores de tipeo en el sistema ERP porque es parte de la naturaleza humana. Nuestro software permite a las empresas crear un catálogo elegante de sus productos para ofrecer a sus minoristas, con precios personalizados", afirma Andy Makeham, director ejecutivo de USA, consentimiento“En lugar de una llamada telefónica, los minoristas pueden mirar el catálogo mientras recorren el departamento y ver qué les falta. Los pedidos se envían inmediatamente a los mayoristas y directamente al sistema ERP”.

Makeham afirma que esto agiliza el proceso y que solo se necesita una persona para hacer el seguimiento de los clientes. “Los cuatro puestos de trabajo salvados se convirtieron en puestos de ventas, con una dinámica financiera resultante bastante sorprendente”, añade.

“Nuestra tecnología también elimina la necesidad de una alimentación EDI directa a un sistema ERP, lo cual es muy costoso”.

Un tercer elemento es el control de inventario. Bryan Barsness, vicepresidente de ventas y marketing de WholesaleWare by Mercado de comida, una plataforma de software como servicio patentada con sede en San Francisco, California, diseñada para mayoristas, corredores y distribuidores de la industria alimentaria, dice que a menudo habla con empresas de productos agrícolas que tienen procedimientos operativos estándar (SOP) poco estrictos cuando se trata de inventario.

Comparte la historia de un productor/transportista cuyo sistema anterior rastreaba las ventas y el inventario por separado. Por lo tanto, tuvieron que calcular manualmente la diferencia entre el volumen pedido, tanto para el día como para la semana siguiente, el inventario actual y la cosecha proyectada para ver si podían aceptar el pedido.

“Esto llevó a que los vendedores hicieran promesas exageradas, porque pocos compradores tenían tiempo para esperar un cálculo manual y, en última instancia, varios pedidos se cancelaron y los clientes se sintieron frustrados”, afirma Barsness. “La pérdida y la frustración se pueden evitar con un sistema ERP como WholesaleWare, que cuenta con controles implementados que eliminan la necesidad de cálculos manuales, reducen drásticamente los errores y mejoran la visibilidad para la administración y la eficiencia del personal”.

2. MOVILIDAD EN MOVIMIENTO

Todo el mundo quiere que su software sea móvil y esté en la palma de la mano, afirma Morris de FreshByte. “Esa es una de las tendencias más importantes que buscan las empresas y nosotros también estamos en esa dirección”.

Esto no significa que su equipo de fijación de precios vaya a fijar los precios desde su teléfono móvil en la playa, añade John Gentle, socio gerente de Anovys, LLC, en Birmingham, AL, cuyo sistema de software ERP todo en uno se llama Sprout.

“Sin embargo, su equipo de precios puede recibir una llamada a las 5 p. m. de un representante de ventas porque un precio es incorrecto. Ahí es donde entra en juego la parte móvil: es un error que debe solucionarse de inmediato porque los pedidos se envían esa noche y el riesgo es cobrar de más o de menos a un cliente”, explica Gentle. “La movilidad es acceder a los datos a pedido, en caso de emergencia, cuando sea necesario”.

“El propietario de una empresa puede estar en cualquier lugar y tener acceso total a los paneles de control de ventas, compras y ejecutivos. Todo esto se hace a través de aplicaciones móviles”, afirma Morris.

“Si estás usando un sitio web en tu computadora de escritorio, puedes mover el mouse sobre él y te brinda información. Lo mismo en un teléfono celular. Si presionas ligeramente la pantalla, te brinda un poco de información en forma gráfica, en lugar de hacer clic en ella y obtener más información. Cuando ves el análisis gráfico, tienes una idea de si algo está arriba, abajo o estancado en milisegundos”, dice.

3. ACTUALIZACIONES Y EXPLORACIÓN DE NOVEDADES

Las empresas de hoy están empezando a considerar el futuro de su actual ERP, afirma Barsness de WholesaleWare by GrubMarket. “La mayoría de los ERP de esta industria se crearon en los años 80 o 90, por lo que su tecnología tiene casi 30 años. Esta industria no cambia fácilmente, pero con los cambios generacionales que se están produciendo en muchas empresas, la gente está reevaluando cómo las inversiones en tecnologías más modernas pueden ayudar a sus empresas a ahorrar dinero”.

Barsness afirma que un estudio realizado por Aberdeen Group concluyó que las empresas vieron una reducción del 23% en los costos operativos al pasarse a un ERP moderno. “¿Qué otras tecnologías utilizan las personas que tienen 30 años? Incluso la mayoría de los agricultores tienen un teléfono inteligente en estos días”, afirma.

“¿Qué otras tecnologías utiliza la gente que tienen 30 años? Incluso la mayoría de los agricultores tienen hoy un teléfono inteligente”.

– Bryan Barsness, GrubMarket, San Francisco, CA

“Actualizar el software ya no es un gran problema”, afirma Morris de FreshByte. “Actualizamos nuestro software cada dos semanas. Nuestros clientes tienen un plan de servicio con una tarifa mensual fija que les ofrece actualizaciones y soporte en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana”.

En enero, FreshByte Software lanzó su FreshByte Online, una solución basada en la nube, en lugar de un software cargado en un servidor de una computadora. Morris dice que proporciona una mayor funcionalidad y características para ayudar a los mayoristas a agilizar sus procesos de distribución de alimentos. Las características incluyen unidades de medida flexibles para adaptarse a los cambios de tamaño de los paquetes, inventario en vivo y alertas instantáneas, y las empresas ahora pueden continuar como clientes, proveedores o ambos. El acceso se realiza a través de Internet mediante un teléfono inteligente, una tableta o una computadora portátil.

En el segundo trimestre de 2, Silo lanzará su primera versión de su sistema de gestión de pedidos (OMS).

“Esto permitirá a los usuarios de Silo invitar a sus clientes y proveedores a OMS, permitiéndoles realizar y recibir pedidos a través de este sistema, que alimentará directamente al ERP del usuario de Silo”, dice Contreras.

Durante 2024 y 2025, Silo duplicará la funcionalidad de transporte de carga y TMS (sistema de gestión de transporte). En la actualidad, los usuarios de Silo pueden cotizar y reservar cargas a través de la plataforma solo con FTL (cargas completas de camiones). Pronto, Silo lanzará la consolidación de cargas LTL (carga parcial de un camión) a través de múltiples usuarios y permitirá a los usuarios agregar sus camiones disponibles a la red de Silo Freight.

4. FSMA Y TRAZABILIDAD

Los crecientes requisitos en materia de seguridad alimentaria y trazabilidad son otro de los temas de mayor actualidad.

“La FSMA entrará en vigor en 2026 y algunos minoristas podrían exigirla antes”, afirma Barsness de WholesaleWare by GrubMarket. “Esto significa que todas las empresas con productos en la lista del USDA tendrán que poder enviar información digital detallada, desde el origen hasta cada punto de contacto, hasta el punto en que la recibieron y luego a quién la enviaron. Contar con los sistemas adecuados puede ayudar a que cumplir con estos requisitos adicionales del USDA sea lo más fácil posible”.

Una característica que Sprout de Anovys busca proporcionar es la capacidad para que el cliente de un cliente, como un restaurante, por ejemplo, genere rápidamente el informe requerido por la FDA en caso de un retiro de productos del mercado.

“Ya estamos al día con los eventos críticos de seguimiento. Ahora, estamos afinando el uso del lenguaje requerido por la FDA para asegurarnos de que todos se refieran a lo mismo al mismo tiempo”, dice Gentle. “Las grandes empresas de logística ya están pidiendo estos datos porque deben fabricar todas sus piezas para 2026, y eso no está muy lejos”.

5. LA OLA DEL FUTURO: LA IA

El siguiente paso es incorporar IA (inteligencia artificial) al software ERP, dice Morris de FreshByte.

“Por ejemplo, si nos pidió estos cinco artículos, eso significa que podría querer estos cinco siguientes, según un algoritmo. O para saber qué es tendencia en función de lo que la gente compra y lo que hay disponible”, explica Morris.

“La gente tiene la idea de que la IA va a quitar puestos de trabajo, pero creo que hay una manera de aprovechar esa tecnología para beneficiar más que perjudicar, y esa es la clave. La IA solo puede hacer lo que se le enseña”.

Otro segmento es la automatización y la IA.

“El futuro de los próximos 10 años es todo automatización”, dice Mick Heatherington, vicepresidente de ventas en América del Norte de Profeta, un proveedor de software con tres décadas de experiencia en el sector de productos frescos y hortícolas que opera en América del Norte, Sudáfrica y el Reino Unido.

“La automatización empresarial se traduce en inteligencia artificial, porque se trata de capturar muchos patrones y lograr que la tecnología tome decisiones por uno”, explica Heatherington, que tiene su base en Westlake Village, California. “De esta manera, podemos incorporar lo que llamamos lenguaje de programación en nuestro software. Si sucede X e Y, queremos que suceda B. El software decide que B es la respuesta a X e Y. Entonces, podría haber un derivado para eso”.

“La integración de inteligencia en el software le permite tomar decisiones rápidamente, y los productos frescos son probablemente la cadena de suministro más rápida que existe debido a su naturaleza perecedera”.

Este otoño, Anovys lanzará su sistema de gestión de almacenes con realidad aumentada e inteligencia artificial. Los trabajadores llevarán algún tipo de dispositivo de señalización visual, similar a los cascos de realidad virtual Oculus, pero que no obstruya la vista para garantizar la seguridad del almacén. Luego, como en las películas Top Gun, donde los sistemas de puntería de los misiles se muestran en una pantalla, un sensor apuntará a la especificación correcta del producto que se va a extraer.

“El potencial es asegurarse de que el tirador no tome por error un trozo de 80 unidades cuando debería haber sido un trozo de 70 unidades de color rojizo, y ahora tienes un cliente insatisfecho y una segunda entrega. También elimina la necesidad de que un revisor vuelva a verificar el pedido del tirador”, dice Gentle.

La IA en el software de la cadena de suministro es el futuro, sin embargo, no tomará el control, predice Park de C y J. "Sería difícil descubrir y rastrear todos estos patrones climáticos o reemplazar el toque humano de saber cuándo empujar o tirar de alguien, o cuándo hacer un favor y cuándo no hacerlo.

“Hay tantos pequeños matices en lo que hacemos en el mundo de los productos frescos que no creo que nos puedan reemplazar, pero sí nos pueden ayudar”.