Mayoristas: ¿Están preparados en caso de que ocurra un desastre?

En los últimos meses, el mundo ha sufrido huracanes catastróficos en Florida, Texas y Puerto Rico, terremotos históricos en México e inundaciones en África y el sur de Asia. ¿Qué está pasando? cambio climático ¿Qué afecta la frecuencia y fuerza de los huracanes y tormentas?

Tengo mi opinión, pero ese es un tema para otro día. Ya sea que crea en el impacto del hombre en el cambio climático, o incluso si decide no creer que el clima está cambiando, los desastres recientes deberían servir como una llamada de atención para asegurarse de que usted y su empresa estén preparados para soportar el impacto de las condiciones climáticas extremas y disruptivas.

Mi antiguo negocio estaba en Pittsburgh. Aunque no es conocida por su clima hermoso, la Ciudad del Acero tampoco es conocida por su clima extremo. Cada 20 o 30 años, nos encontramos con el final de un huracán, que causa algunas inundaciones en áreas bajas; pero nuestro terreno montañoso protege el área metropolitana de tornados. Los terremotos son casi inauditos, y las grandes tormentas de nieve son una posibilidad, pero normalmente no hacen mucho más que interrumpir las operaciones durante un día o dos. Nuestro negocio estaba ubicado justo en las orillas del río Allegheny, pero nuestros muelles de carga estaban por encima de la llanura de inundación de 100 años.

En los más de 40 años que estuve involucrado en mi negocio, nunca tuvimos un problema importante que nos afectara; y tuvimos suerte porque no teníamos un plan formal en caso de desastre. Supongo que mi pensamiento era que teníamos gente excelente y un funcionamiento casi 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año, de modo que si algo sucedía, podríamos movilizarnos y hacer lo que fuera necesario. En la mayoría de las situaciones, no es prudente actuar a la ligera, especialmente cuando se considera un plan para la supervivencia del negocio cuando ocurre lo inesperado.

Hace unos veinte años, antes de que dependiéramos de los teléfonos móviles e Internet para funcionar, los negocios no eran tan vulnerables a las interrupciones como lo son hoy. Las líneas telefónicas fijas rara vez se interrumpían y, cuando lo hacían, había muchos teléfonos públicos. La mayoría de las transacciones de venta de productos agrícolas se hacían con papel y lápiz, por lo que un corte de electricidad puede haber ralentizado un poco la contabilidad en la trastienda, pero las transacciones continuaron sin interrupción.

El mayorista de productos agrícolas moderno de hoy está unido a la tecnología moderna. Sería difícil operar si la tecnología clave de repente no estuviera disponible. Las interrupciones comerciales pueden ocurrir sin un desastre natural. Independientemente de la causa, un corte prolongado de energía, una falla en las telecomunicaciones o el acceso a Internet tienen el potencial de dejar a una empresa fuera de servicio. ¿Qué le sucede a su empresa si en una ajetreada mañana de lunes, un contratista de excavación al final de la calle corta las líneas de energía y telecomunicaciones dejándola sin teléfono ni Internet? ¿Está listo? ¿Tiene un plan?

Si bien no soy un experto en planes ante desastres o interrupciones de negocios, aquí hay algunos procesos de precaución que adoptamos a lo largo de los años a medida que nuestra dependencia de la tecnología crecía:

• Reúna un equipo de asociados de confianza en los que pueda confiar para responder en una situación de emergencia. El equipo debe incluir personas de operaciones, mantenimiento de edificios, sistemas de TI/negocios y ventas. Es clave esperar lo inesperado. Asegúrese de que estos miembros del equipo sean personas que se sientan empoderadas para tomar decisiones por sí mismas. Cree algunas situaciones hipotéticas y analice posibles planes de acción. Asegúrese de que todos los empleados conozcan al equipo y a sus miembros para evitar confusiones durante una interrupción.

• En caso de desastre, es posible que Internet no funcione y que las líneas celulares para conversaciones telefónicas estén sobrecargadas. En esos casos, los mensajes de texto pueden ser la mejor forma de comunicarse. Asegúrese de que su equipo tenga todos los números de teléfono celular apropiados. Pida a los supervisores que establezcan mensajes de texto grupales con sus equipos para tener acceso rápido a las comunicaciones cuando sea necesario. Nuevamente, informe a todos los empleados que, en este tipo de situaciones, los mensajes de texto pueden ser la única forma de comunicación.

• Considere la posibilidad de instalar un generador de emergencia de respaldo. Incluso si no desea incurrir en el gasto de respaldar toda su operación, incluida la refrigeración, asegúrese de que sus computadoras, Wi-Fi e Internet sigan funcionando en caso de que se corte la energía. Si ya tiene un generador de respaldo, asegúrese de que esté en funcionamiento. Realice pruebas de arranque mensuales y, una vez al año, haga funcionar su operación con el generador durante algunas horas. Esta prueba revelará posibles fallas en el sistema y le permitirá reemplazar el combustible que ha estado en el tanque durante demasiado tiempo.

• Instale una segunda conexión a Internet en su empresa desde un proveedor que utilice una tecnología diferente a la de su fuente de Internet actual. No hace falta que se produzca un desastre para que su proveedor de Internet falle, y el dinero que gasta en un segundo proveedor bien vale la pena.

• Si la interrupción se limita a sus instalaciones (caída de un rayo, incendio o inundación localizada), probablemente tendrá acceso rápido a los servicios necesarios para que sus operaciones vuelvan a funcionar. Sin embargo, si es parte de un desastre importante, puede llevar días, semanas o meses obtener la ayuda que necesita. Lo más importante es que no olvide que sus asociados y sus familias también pueden verse afectados. Asegúrese de comunicarse y ayudar si es posible.

Existen numerosos sitios web sobre preparación para desastres que resultan útiles para elaborar un plan de respuesta ante emergencias. El gobierno federal ofrece orientación paso a paso para ayudar a las empresas a prepararse para lo inesperado. Gracias por dedicar unos minutos a leer mi columna; por favor, invierta unos minutos más: visite ready.gov .

Alan Siger es presidente de Siger Group LLC, empresa que ofrece servicios de consultoría en estrategia empresarial, logística y operaciones para el sector hortofrutícola. Antes de vender Consumers Produce en 2014, Siger dedicó más de cuatro décadas a convertir a Consumers en un importante distribuidor regional. Con una trayectoria profesional activa en temas que afectan al sector hortofrutícola, Siger fue presidente de la United Fresh Produce Association.

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