MEJORAMOS EL NEGOCIO CON DECISIONES CUIDADOSAS EN MATERIA DE SOFTWARE

Originalmente impreso en la edición de enero de 2020 de producir negocios.

Un poco de investigación y planificación pueden ayudar a garantizar la mejor elección.

Elegir qué software utilizar puede ser un dolor de cabeza incluso para los compradores de productos más expertos en tecnología, porque cada empresa es única y no existe una solución única para todos.

Desde pedidos hasta trazabilidad, gestión de inventario y análisis predictivos, existe una gran cantidad de opciones de software para la industria de productos frescos, pero eso no es excusa para pasarle la pelota a los departamentos de TI para que tomen las decisiones importantes.

“Sí, el departamento de TI debe examinar la tecnología y realizar la debida diligencia y proporcionar la plataforma para respaldar el ERP (planificación de recursos empresariales)”, dice Mick Heatherington, vicepresidente de ventas de Profeta en Bakersfield, CA. “Sin embargo, en Prophet hemos descubierto, a través de 30 años de experiencia en todo el mundo, que los departamentos operativos y comerciales deben estar al frente y en el centro de cualquier implementación y diseño de software”.

La automatización y la simplificación se encuentran entre los avances del software de producción, dice Marc Hatfield, gerente nacional de ventas de Woodridge, con sede en Illinois. Producir software profesional, una empresa de software y tecnología que ofrece software integrado y personalizable, capacitación y consultoría empresarial a empresas de productos frescos de América del Norte. “El intercambio electrónico de datos (EDI) sigue creciendo; algo que antes era una opción ahora se está convirtiendo en un requisito”, afirma. “La automatización es la clave para ahorrar dinero tanto para el proveedor como para el comprador. Los informes de inteligencia empresarial son una gran herramienta para cerrar esa brecha de información y tomar decisiones clave”.

Shelvia Smith, gerente de marketing de Software FreshByte En Houston, dice que la industria agrícola a menudo ve la tecnología como un mal necesario.

“¿En qué considero más importante gastar dinero? ¿En un camión nuevo o en software?”, pregunta. “El software posicionado como un servicio sin la obligación de comprarlo directamente reducirá el impacto monetario.

“El objetivo es encontrar una solución que crezca con la empresa. El software no debe ser ni demasiado avanzado ni demasiado atrasado”, añade Smith. “FreshByte Software está dispuesta a trabajar con las empresas y facilitar una transición fluida”.

Sin embargo, estas transiciones no siempre son fáciles. Heatherington afirma que las tecnologías de bases de datos más antiguas todavía se utilizan ampliamente en la industria de productos agrícolas.

“Si bien en su día eran sistemas sólidos, ahora tienen serios inconvenientes porque se desarrollan en bases de datos estructuralmente cerradas y requieren una gran cantidad de interfaces y manipulación para abrir el acceso a los datos”, afirma.

Heatherington propone que los compradores de productos encuentren un software que sea compatible y pueda mejorar los flujos de procesos de negocios sin grandes alteraciones fundamentales.

“Si estás desarrollando desde cero o modificando en gran medida lo que ya existe, entonces necesitas dar un paso atrás y preguntarte si es lo correcto”, dice. “En muchos casos, las empresas productoras compran lo que llamamos ERP de nivel 1 o de gran escala e intentan reinventar la rueda.

“Es una estrategia arriesgada y la industria está plagada de historias de enormes excesos presupuestarios e implementaciones fallidas”.

Violet Kiss, directora financiera de Producir software mágico con sede en San Diego, dice que es fundamental que los compradores de productos obtengan demostraciones en línea de cualquier software que estén considerando antes de la integración.

“Uno de los desafíos más fundamentales es que muchas empresas productoras, si no la mayoría, no cuentan con un software inteligente basado en datos que se adapte exactamente a lo que hacen”.

—Beso violeta, Produce Magic Software

“En Produce Magic creemos que la empresa de software debería poder configurar productos comunes similares a los que usted usa y vende”, afirma Kiss.

Señala que se puede utilizar un caso de prueba para imitar la situación de una empresa de productos agrícolas, mientras que se puede aplicar una personalización del software si es necesario, a menudo en el mismo día.

“En el caso de proyectos más grandes, es muy raro que [el caso de prueba] lleve días o semanas”, añade.

Gestión de pedidos e inventario

Según Smith de FreshByte, el EDI ha desempeñado un papel importante durante décadas y resistirá la prueba del tiempo, junto con los códigos de barras, para la gestión de pedidos e inventarios y muchos otros aspectos de las operaciones de producción.

“El EDI permite el intercambio de documentos comerciales como órdenes de compra y acuses de recibo, facturas y catálogos de precios entre sistemas informáticos”, afirma. “Los códigos de barras proporcionan una trazabilidad real al capturar información de los lotes entrantes y de las ventas salientes”.

Ella dice que el software FreshByte brinda al personal del almacén la capacidad de escanear una etiqueta de pallet en lugar de escanear cada caja individual, ahorrando así tiempo y garantizando la trazabilidad de la cadena alimentaria.

Kiss también destaca cómo el EDI ha resistido la prueba del tiempo (de hecho, durante 36 años y contando en su empresa), pero en su opinión uno también debe mantenerse al día con la creciente tecnología.

La ejecutiva de Produce Magic señala que el EDI de su empresa ahora se integra con la plataforma de soluciones de fuerza laboral móvil comúnmente utilizada iTrade, así como con el optimizador de back-office y comercio electrónico TruCommerce.

“También utilizamos aplicaciones EDI para importaciones para vincular los manifiestos con las órdenes de compra entrantes de nuestros clientes, que se colocan automáticamente en el inventario directamente para ahorrar trabajo extra o duplicar el trabajo”, afirma.

Todos estos avances están relacionados con la mejora de la comodidad para los usuarios. Con Produce Software, los administradores pueden introducir toda su información si así lo desean, pero normalmente todo está automatizado.

“Uno de los desafíos más fundamentales es que muchas empresas productoras, si no la mayoría, no cuentan con un software inteligente basado en datos que se adapte exactamente a lo que hacen”, afirma. “El producto de software adecuado debe adaptarse a todo lo que haces y automatizar todas las áreas de tu empresa”.

“En el mundo cada vez más rápido de hoy, nuestros clientes esperan y obtienen cada vez menos pulsaciones de teclas y más procesos sin papel”, afirma.

Como sucede en la economía en general, los pedidos en línea también se han convertido en un avance importante para el comercio de productos agrícolas, a nivel del consumidor y también entre empresas.

Sin embargo, Kiss señala que los pedidos en línea históricamente no han sido muy populares en el sector, ya que generalmente toma más tiempo realizar un pedido que simplemente llamar para realizarlo.

“Para facilitar los pedidos, Produce Magic ha roto el molde de los pedidos en línea y los ha hecho mucho más fáciles y rápidos”, afirma. “Se pueden realizar pedidos grandes con cientos de artículos de línea de forma rápida y precisa con nuestras nuevas aplicaciones de pedidos en línea para Windows, Mac, iOS y Android”.

Con sede en Half Moon Bay, California Software dProduceMan También ha hecho movimientos en este ámbito.

“Los pedidos en línea son otra opción disponible con el software dProduce Man. Los mayoristas y distribuidores pueden ingresar los pedidos directamente, eliminando así la necesidad de volver a ingresar los pedidos que llegaron por correo electrónico, fax o teléfono”, afirma el presidente de la empresa, Charles Shafae. “Los clientes pueden descargar una aplicación gratuita y usar cualquier teléfono inteligente u otros dispositivos para realizar esta tarea. Esta comunicación acelera el proceso de pedidos y al mismo tiempo mantiene la precisión de los pedidos”.

Shafae también llama la atención sobre la importancia de la contabilidad en la nube para las operaciones comerciales modernas de productos frescos, eliminando así los enormes desembolsos iniciales en hardware y mantenimiento asociados con las redes y los operadores internos.

“El uso de servicios de contabilidad externos se minimiza gracias a la eficiencia y la naturaleza integral del software”, afirma. “El modelo de suscripción evita un gran gasto de compra única. Los datos se respaldan todas las noches y el cifrado y los firewalls sólidos garantizan la tranquilidad”.

Análisis Predictivo

Randy Fields, presidente y director ejecutivo de Salt Lake City Grupo Park City, afirma que las últimas herramientas optimizan las posiciones de inventario mediante el uso de una combinación de previsión e inteligencia artificial (IA).

El grupo que cotiza en el NASDAQ es la empresa matriz de ReposiTrak, Inc., una plataforma de cumplimiento, cadena de suministro y comercio electrónico.

“Estas soluciones han mejorado mucho a la hora de predecir la demanda de los consumidores, de modo que las empresas pueden realizar los pedidos de forma adecuada para garantizar que el producto correcto esté disponible en la sección de frutas y verduras, al tiempo que minimizan el desperdicio”, afirma Fields. “De hecho, cuatro de cada cinco proveedores que utilizan la solución de ReposiTrak vieron una reducción media de las existencias agotadas del 40 por ciento o más en tan solo menos de tres meses”.

Fields observa que todos los sistemas de inventario administrados por proveedores y comerciales cuentan con alertas basadas en actividades de ventas históricas, pero aquellos que ahora usan IA tienen la capacidad de cambiar los pedidos de manera proactiva para reflejar una amplia variedad de factores desencadenantes, incluido el clima o la actividad competitiva.

Las últimas tendencias en software, ya sea a través de informes clave o herramientas que incluyan pronósticos, están ayudando a las empresas productoras a tomar mejores decisiones. “Lo interesante es lo nuevo desde una perspectiva técnica”, dice Hatfield de Produce Pro. “La realidad es que 'lo nuevo' es que las empresas en el pasado no le dieron prioridad a la tecnología. Ahora, las nuevas tecnologías y los procesos comerciales mejorados son una necesidad. No vas a sobrevivir si no has invertido en la solución adecuada para tu empresa, lo que te permitirá concentrarte en comunicarte y brindar servicio a tu empresa”.

Heatherington de Prophet subraya la importancia de la previsión, dado que la industria de productos agrícolas es “muy consciente de que conocer el problema de ayer hoy es simplemente demasiado tarde”.

“Prophet es un motor de previsión en vivo, planificación de la demanda y de los recursos centrado en la producción, totalmente integrado y actualizado por todas las funciones de la empresa en tiempo real”, afirma Heatherington. “Esta tecnología es innovadora, ya que las empresas de producción que utilizan Prophet pueden programar o ejecutar de forma fiable planes de producción, capacidad, adquisiciones, ventas e incluso semanas de envasado”.

Dice que a medida que se producen cambios en el suministro, las ventas y la calidad, el módulo actualiza y ajusta los planes de producción, los cronogramas, las ventas y otras métricas.

“Esto nos permite anticiparnos y resolver las posibles variables y problemas que puedan surgir en el futuro”, afirma Heatherington.

El ejecutivo explica que los sistemas de reabastecimiento se han implementado desde hace algunos años y que muchos minoristas los utilizan para recopilar datos de ventas e inventario. En algunos casos, estos sistemas emiten instrucciones automáticas u órdenes de compra (OC) a los proveedores y a la instalación de distribución central para el reabastecimiento.

“Prophet trabaja con varios de los principales minoristas de Europa y les proporciona el software y los sistemas de compras y logística que lo hacen posible”, afirma. “No hay duda de que esta es la dirección futura de la cadena de suministro”.
Kiss of Produce Magic señala que el software de su empresa permite a los usuarios adaptarse a cambios inesperados a medida que ocurren.

“Optimizar el inventario asignando el producto disponible cuando el producto esperado no llega a tiempo es un ejemplo en el que Produce Magic Software le permite ver instantáneamente los 'faltantes' en los códigos de producto en sus programas de totales de inventario”, afirma. “Puede visualizar todas las líneas de venta de ese producto que están programadas para enviarse hoy y luego puede asignar rápidamente la cantidad disponible a esas líneas de venta en función de los clientes.

“Hoy en día, los avances en potencia y velocidad de nuestro software, así como las nuevas regulaciones para la seguridad en todo el mundo, solo han agudizado nuestra programación”.

Ayuda con el cumplimiento

El cumplimiento es parte de mantenerse al día con las regulaciones de seguridad alimentaria, y muchos proveedores de software tienen soluciones para hacerlo más fácil.

“La gestión del inventario es muy importante, especialmente cuando se trata de productos perecederos”, afirma Shafae de dProduce Man Software.

Dice que la compañía está trabajando en actualizaciones que incluyen funciones que pueden proporcionar una descripción general rápida de las ubicaciones de las existencias, emitir advertencias sobre fechas de distribución o de consumo críticos inminentes y sistemas para ayudar a gestionar eficazmente el inventario manteniendo la trazabilidad y la rentabilidad.

En ReposiTrak, Fields dice que se ha agregado una funcionalidad a su solución de cumplimiento para mejorar la precisión de la revisión automatizada de documentos, lo que genera ahorros de tiempo en la revisión y aceptación de documentos.

“Los proveedores ahora pueden enviar fácilmente documentos basados ​​en imágenes y archivos de fotografías como jpeg directamente para cargarlos en el sistema de gestión de cumplimiento basado en la nube de ReposiTrak”, señala.

El motor de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de ReposiTrak puede convertir una imagen de un documento en texto, que luego el software escanea para asegurarse de que sea aceptable.

“Un motor de inteligencia artificial encuentra entonces la información relevante y realiza una comprobación”, explica Fields. “Algoritmos propietarios finalmente deciden si el documento cumple con los requisitos de cumplimiento del usuario”.

El ejecutivo dice que 2,000 empresas de la industria agrícola ahora utilizan la solución de cumplimiento automatizada de ReposiTrak para reducir el riesgo.

“Las empresas que cumplen con las normas cometen menos errores en materia de seguridad alimentaria, por lo que es menos probable que se vean envueltas en situaciones que afecten a la seguridad o a su marca”.

Es una solución que ha resultado útil para Associated Wholesale Grocers, una de las principales cooperativas de supermercados del país, en su trabajo para cumplir con la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA).

“Después de realizar una búsqueda exhaustiva de empresas de gestión de documentos especializadas en seguridad alimentaria, seleccionaron ReposiTrak, que ayuda a las empresas a gestionar el riesgo regulatorio, financiero y de marca asociado con cuestiones de seguridad en la cadena de suministro global”, afirma Fields.

“Como resultado de la implementación de la solución ReposiTrak, AWG ahora tiene una lista precisa de proveedores y está aumentando los requisitos de documentación de los socios comerciales para gestionar y reducir el riesgo para sus miembros”, agrega Fields.

“El nivel de cumplimiento de los proveedores supera ahora el 60 % y mejora cada mes”.

Cuando se le pregunta sobre los desafíos que enfrenta el software en la industria de productos frescos, Fields dice que aún hay varias desconexiones entre los proveedores y la tienda, y una de las más importantes es la previsión de la demanda y la planificación a nivel de artículo.

“Tenemos que reconocer el mérito de los minoristas que al menos intentan acercarse a algunos de sus clientes, aunque no siempre lo consigan”, afirma. “Lo peor que puede hacer un minorista es quedarse de brazos cruzados, comprar en oferta y esperar que las tiendas vendan todo”.

Señala que los departamentos de marketing y comercialización deben trabajar juntos si los minoristas quieren superar las barreras que plantea la adopción de nuevo software y tecnología.

“La diferencia es que nos hemos dado cuenta de que utilizar una buena tecnología se está convirtiendo en una prioridad”, afirma Hatfield de Produce Pro. “Suena raro, pero es muy cierto. Hemos visto a muchas empresas adoptar la tecnología como una forma de vida. Creo que muchas empresas lo están viendo como un componente absolutamente esencial de su negocio”.