Elimine el caos de la distribución de productos frescos

Elegir el mejor sistema ERP para gestionar su negocio de productos agrícolas es una de las decisiones más importantes que puede tomar una empresa. Cada plataforma se adapta a las particularidades de los diferentes sectores de la industria de productos frescos.

Famous Software se ha consolidado en el mercado de las grandes cadenas minoristas, ofreciendo herramientas adaptadas a la complejidad de las operaciones de alto volumen. Produce Pro, una opción de probada eficacia, es una de las favoritas entre los mercados mayoristas y distribuidores que valoran la estabilidad y la familiaridad. En Carbonella & DeSarbo, nuestro software preferido, GoPure, es la solución ideal para transportistas FOB y distribuidores regionales como nosotros.

GoPure nos permite operar de forma eficiente, precisa y segura en todas las áreas de nuestro negocio, desde ventas e inventario hasta contabilidad y logística. Su interfaz intuitiva, su precio asequible y sus registros de transacciones claros y concisos hicieron que la decisión fuera obvia. Sin embargo, como todo sistema ERP del mercado, tenía una carencia: la falta de inteligencia empresarial y análisis de datos.

En el mundo actual, impulsado por los datos, la toma de decisiones precisa y eficaz requiere más que una simple intuición. La capacidad de tomar decisiones acertadas depende de datos concretos obtenidos en tiempo real.

Aunque las plataformas ERP almacenan grandes cantidades de datos transaccionales, extraer información útil de ellos suele ser un proceso tedioso. Nos vimos obligados a recopilar hojas de cálculo, exportar archivos PDF y calcular métricas manualmente, perdiendo así un tiempo valioso y, a menudo, el contexto. La intuición, si bien es útil, puede verse nublada por las emociones.

Nuestro director ejecutivo, Vinnie Caliendo, afirma que los datos relevantes no deberían estar a más de “tres clics de distancia”. Este principio nos guio hacia la integración de nuestro sistema ERP con Microsoft Power BI, una plataforma que ha transformado por completo nuestra visión del negocio.

En el momento en que conectamos GoPure con Power BI, fue como si se hubiera encendido la luz. De repente, pudimos visualizar las tendencias de rendimiento, identificar ineficiencias y actuar con rapidez ante información que antes tardaba horas o incluso días en descubrir. En lugar de esperar a los informes de fin de mes para detectar problemas, ahora los detectamos prácticamente en tiempo real.

Todavía recuerdo la primera vez que Power BI nos ayudó a detectar una disminución en los pedidos de uno de nuestros clientes más antiguos. No lo habíamos notado durante nuestras revisiones semanales habituales, pero Power BI alertó sobre el cambio en el patrón de pedidos. Nuestro representante de ventas hizo una llamada rápida, descubrió que el cliente estaba probando un producto de la competencia y pudimos solucionar el problema antes de perder la venta. Sin ese panel de control, probablemente no lo habríamos detectado a tiempo.

Lo que hace que Power BI sea tan impactante es su flexibilidad y su capacidad de narración visual. Con paneles personalizables podemos hacer seguimiento de los KPI, como las ventas por cliente, la rotación de artículos, las tendencias de margen, las mermas, la precisión de las entregas y los patrones de compra. Estos paneles no son solo para ejecutivos; se comparten con vendedores, compradores, responsables de almacén y representantes de atención al cliente para que todos estén al tanto de lo que sucede y hacia dónde nos dirigimos.

Existen otras plataformas en el mercado con funciones similares: Tableau, Qlik Sense, Looker e IBM Cognos, entre otras. Con la ayuda de un consultor de TI o un responsable técnico interno capacitado, estas plataformas pueden conectarse directamente a su ERP y convertir los datos en visualizaciones interactivas. Se acabaron los días de crear informes de Excel manualmente o tomar decisiones críticas basándose únicamente en la intuición. Ahora, los datos no solo son accesibles, sino que también son útiles.

Hemos creado más de 40 paneles de control únicos para todos los departamentos, cada uno adaptado a una necesidad específica del negocio. Cuando nuestro equipo de ventas quiere saber si un cliente ha dejado de comprar ciertas referencias, no necesita pedirle a contabilidad ni a operaciones que generen un informe. Simplemente accede a su panel de BI, filtra por cliente y ve inmediatamente las tendencias de pedidos a lo largo del tiempo. Esto permite a nuestro equipo ser más proactivo, eficiente y centrado en el cliente.

También hemos descubierto que integrar las métricas financieras con los datos operativos nos ofrece una visión más completa de la salud de nuestro negocio. Al combinar los datos de compras y ventas con la información de cuentas por pagar y por cobrar, podemos hacer un seguimiento de la reducción de márgenes, las fluctuaciones de precios y el rendimiento de los proveedores, todo ello desde el mismo panel de control. Esta visión integral nos ayuda a gestionar los costes, tomar decisiones de compra más acertadas y garantizar que estamos invirtiendo los recursos donde corresponde.

En Carbonella & DeSarbo, Power BI también nos ha ayudado a fomentar una cultura centrada en los datos. Cuando todos —desde el propietario hasta el operario de montacargas— pueden ver el impacto de sus acciones reflejado en datos en tiempo real, la responsabilidad y el rendimiento mejoran de forma natural. Nos hemos convertido en una organización más ágil, transparente e informada.

El sector de las frutas y verduras frescas ya no se centra solo en la frescura, sino también en la previsión. Con márgenes mínimos, una vida útil corta y una constante volatilidad del mercado, quienes sepan aprovechar el poder de sus datos superarán a quienes no lo hagan. Los sistemas ERP sientan las bases, pero herramientas como Power BI desatan todo su potencial.

En una era donde cada decisión cuenta, no basta con tener datos: hay que utilizarlos. Y cuando se hace bien, la inteligencia empresarial no es solo una herramienta, sino una ventaja competitiva.

María DeSarbo es presidenta de Carbonella & DeSarbo, Branford, CT.