Prepárese para responder a una crisis

Publicado originalmente en la edición de agosto de 2018 de Produce Business.

Las flores son necesarias en tiempos de crisis. ¿Está su tienda preparada para proporcionar los artículos florales necesarios cuando los miembros de la comunidad están de duelo y buscan consuelo?

Los santuarios improvisados ​​hechos con flores, velas, animales de peluche, globos y notas escritas a mano se están volviendo cada vez más comunes en el mundo actual. Vemos estas escenas en lugares donde se han producido accidentes horrendos, grandes tiroteos y desastres naturales. Parece que ahora, más que nunca, la gente está recurriendo a las flores como muestra de afecto y signo de dolor, y como una forma de actuar cuando nadie sabe qué hacer.

Tanto en ocasiones alegres como en eventos tristes, las flores son elementos de comunicación visual. Cuando la devastación es abundante y las palabras escasean, las flores brindan consuelo y rinden homenaje. Los minoristas con conciencia comunitaria tienen un plan de acción para satisfacer las necesidades de los consumidores durante y después de una crisis. En el pasado, un plan de respuesta generalmente implicaba pedir flores para un gran servicio funerario en la comunidad, pero el plan de respuesta a la crisis actual incluye más estrategia y más tácticas para abordar diferentes tipos de emergencias comunitarias. ¿Tiene su departamento floral un plan?

¿Dónde acudir para obtener productos?

La comunicación es fundamental para una relación laboral sólida. Los minoristas deben poder recurrir a sus proveedores habituales y mayoristas locales cuando necesitan flores con urgencia. «Sé que muchas tiendas tienen una política de colaboración con proveedores locales en caso de emergencia. Este acuerdo les permite comprar flores fuera de sus pedidos habituales cuando es necesario», afirma el experto en flores J Schwanke, presidente de J Schwanke Productions y director de operaciones de uBloom/LLC , en Comstock, Michigan.

Los compradores ingeniosos saben a qué proveedores recurrir cuando el tiempo apremia. La relación entre el vendedor y el minorista puede ser tensa durante este período, pero un buen comprador sabe pedir ayuda incluso aunque el proveedor habitual no venda una flor en particular. Ese proveedor a menudo puede ayudar con la búsqueda de proveedores. Y la logística de una entrega rápida es otro desafío inesperado. Pero todos suelen entender cuándo hay que pedir favores por eventos inesperados.

“Como productores con sede en California, somos muy ágiles y podemos responder rápidamente a necesidades urgentes”, explica Bill Prescott, asociado de comunicaciones de marketing de Sun Valley Group . “En caso de emergencia, lo más probable es que un minorista llame a un mayorista de DSD. Como somos productores y fabricantes de ramos, podemos adaptarnos y cambiar de estrategia”, explica Prescott. Sun Valley, con plantas de producción en Oxnard y Arcata, cuenta con una flota de camiones que abastecen a sus clientes distribuidores mayoristas de flores. Cuando es necesario, el productor suele poder recurrir al inventario o ajustar el calendario de cosecha para atender una solicitud de palé adicional. O en algunas situaciones, como el envío de flores a Las Vegas tras el tiroteo masivo de octubre de 2017, se puede agilizar el envío de un camión de flores.

Como florista de cuarta generación, Schwanke dice que es importante que los proveedores estén al tanto de las noticias locales en las áreas donde se encuentran sus clientes para saber si se necesita algo especial en la zona afectada. “Ser proactivo es útil y muy apreciado”, señala Schwanke.

Conozca las tradiciones y los colores

Antes de su jubilación en 2017, Floral Business entrevistó a Rita Peters, vicepresidenta adjunta de operaciones florales de Hy-Vee en West Des Moines, Iowa. Ella compartió estos comentarios sobre cómo se preparaba para una semana laboral típica: “Las cosas pueden cambiar muy rápido, sin importar cuánto te involucres en la planificación. Un ejemplo de esto fue cuando dos policías murieron en el cumplimiento del deber. Nos preparamos rápidamente para los pedidos relacionados con los dos fallecimientos. Teníamos 3,000 claveles blancos con centro rojo”.

Estar preparado para lo inesperado también significa conocer las tradiciones funerarias y conmemorativas que siguen los miembros y grupos de la comunidad. Aunque esta práctica puede considerarse regional, para los agentes caídos, el protocolo conmemorativo de las fuerzas del orden generalmente incluye el uso de un clavel blanco marcado con un punto rojo en el medio. El clavel blanco representa una buena vida y una buena carrera. El punto rojo indica la sangre derramada por el agente caído.

Durante un evento inesperado, comuníquese con claridad al trabajar con proveedores de flores, pero esté preparado para ser flexible. En relación con los servicios militares y de aplicación de la ley, las rosas rojas combinadas con claveles blancos y delphinium azul pueden ser su primera opción, pero puede ser necesario estar abierto al inventario inmediato de un proveedor.

La mano de obra suele ser un problema para los departamentos de flores de los supermercados que procesan y diseñan flores para grandes eventos inesperados. En algunas ciudades, grupos de voluntarios han intervenido para ayudar a pintar con puntos rojos los claveles blancos que llevan los agentes de la ley en honor a los camaradas caídos.

Schwanke recuerda a los minoristas que consideren opciones que ahorren mano de obra para grandes eventos donde se requieren múltiples arreglos de condolencia. Menciona que Fern Trust Inc., de Seville, Florida, crea coronas listas para decorar. "Los artículos prefabricados pueden ayudar a reducir la mano de obra y hacer que la creación sea tan sencilla como sacar un arreglo de la caja y añadir flores", afirma Schwanke. Los minoristas pueden considerar pedir coronas prefabricadas de magnolia, zafiro de Carolina o follaje mixto de Florida. "En momentos de necesidad, cuando hay poco tiempo de aviso y el personal es escaso, los floristas pueden cumplir con los pedidos de condolencia embelleciendo los arreglos prefabricados con flores".

¿Su tienda tiene un enlace comunitario o una conexión con el departamento de policía local? Si es así, la comunicación y la planificación anticipada de los eventos conmemorativos anuales ayudarán a garantizar que los productos tengan los colores solicitados. Para las fuerzas del orden, el azul y el blanco son los colores tradicionales de las flores, pero, por supuesto, los minoristas también querrán estar preparados con cintas, globos, velas y peluches para los hijos de las familias de las fuerzas del orden, que a menudo reciben los reconfortantes animales de peluche después de los servicios.

Además de los ramos de flores que se pueden llevar a casa para los altares improvisados ​​y las flores para los funerales y los servicios conmemorativos, recuerde planificar lo que se debe hacer después de los eventos. Algunos accidentes y desastres naturales importantes se acompañan de ceremonias de reconocimiento en honor a los socorristas. ¿Su plan de estrategia de respuesta incluye el paso para asegurar el inventario necesario para los eventos posteriores, incluidos los servicios conmemorativos de aniversario?

El sofocante agosto significa…

Es un mes de agosto caluroso y húmedo, por lo que es seguro que hay que pensar en conseguir productos para el Día de los Presidentes, ¿no? En 2019, el feriado del 14 de febrero cae el jueves anterior al fin de semana del Día de los Presidentes, lo que según algunos minoristas es ideal para extender el feriado de un día y convertirlo en un evento de ventas de fin de semana.

¿Su tienda atiende a una comunidad con muchas familias? Asegúrese de realizar pedidos para destinatarios de todas las edades. Crear un arreglo floral atractivo para el Día de San Valentín será más importante en 2019 que en años anteriores. Los consumidores quieren participar en la fiesta del amor, pero es necesario cautivarlos con exhibiciones en la tienda. Disfrute de un agosto caluroso y húmedo, y no se contenga a la hora de hacer pedidos con anticipación y planificar un Día de San Valentín rentable.