Producir software para la productividad

Los sistemas modernos automatizan y gestionan la productividad, lo que permite que la empresa funcione a una velocidad óptima

La informática ha sustituido en gran medida al lápiz y al papel como herramienta preferida para registrar el recorrido de los productos a lo largo de la cadena de suministro. Estas nuevas formas de registrar las transacciones dejan un registro escrito fiable que todas las partes interesadas pueden recuperar de forma rápida y sencilla.

«La mayor ventaja es la precisión», afirma Charles Butler III, vicepresidente ejecutivo de Edible Software , con sede en Houston. «Al fin y al cabo, eso es lo que todos buscan. Además, mantiene la comunicación entre empresas lo más transparente posible. Ya no hay dudas sobre si John realmente envió ese fax. Todo queda registrado electrónicamente, por escrito».

Desde que el Instituto Nacional de Normas de Estados Unidos estableció por primera vez un lenguaje informático uniforme para el intercambio electrónico de datos (EDI) en la década de 1980, las empresas han podido compartir automáticamente información sobre sus transacciones. El lenguaje funciona porque las computadoras de una empresa que participan en una transacción pueden leer fácilmente la información ingresada en las computadoras de otra empresa. Los transportistas y minoristas de tamaño pequeño y mediano necesitarían tener su propio personal de TI, porque el EDI especifica un conjunto complejo de números para la factura, otro conjunto para el producto, otro para el monto e incluso más números prescritos para otra información.

No pasó mucho tiempo después de que se adoptaran los estándares EDI uniformes para que las compañías de software comenzaran a ofrecer servicios que permitieran utilizar este lenguaje informático universalmente aceptado para el seguimiento y registro de transacciones de productos agrícolas.

Cuando comenzó el EDI, era necesario establecer un estándar, y ANSI se convirtió en ese organismo rector, dice Charles Shafae, presidente de dProduce Man Software , Half Moon Bay, CA. “Muchas pequeñas empresas quieren aumentar la eficiencia y reducir costos. El método de EDI 'lite' lo logra. Automatiza el flujo de información entre usted y sus clientes. En nuestra nube Privet, puede enviar los documentos electrónicos necesarios desde cualquier dispositivo a su cliente con un solo clic. Hace que su empresa sea más económica para los compradores y más fácil para los negocios”. El software para productos agrícolas continúa evolucionando a medida que las empresas ofrecen mejores maneras de registrar transacciones, rastrear el inventario, incluido el inventario que se transporta por carretera, y en el caso de problemas de seguridad alimentaria, dónde ha estado.

El precio está bien

El EDI debería amortizarse con creces gracias al tiempo que se ahorra en la comunicación con los socios comerciales del sector agropecuario. «La automatización de las transacciones que se logra mediante el EDI reduce considerablemente las horas de trabajo necesarias para llevar a cabo las operaciones comerciales, lo que se traduce en mejores resultados para todos nuestros clientes que deben operar en esta era digital y mantenerse competitivos», afirma Tina Reminger, directora general de Silver Creek Software , con sede en Boise, Idaho.

Con productores, transportistas, mayoristas y minoristas de tamaños y presupuestos tan diferentes utilizando EDI, una de las principales formas en que las empresas de software compiten hoy en día es en la cantidad de servicio que usted compra y cómo lo paga.

Famous Software ofrece un programa que permite a los mayoristas gestionar los envíos a los minoristas.
Imagen cortesía de Famous Software

“Si eres Safeway, utilizas iTradeNetwork [un proveedor global de soluciones de gestión de la cadena de suministro para la industria de alimentos y bebidas]”, afirma Kirk Parrish, socio gerente de Famous Software , con sede en Fresno, California. “El pedido se envía a iTrade y, desde allí, llega a nosotros. Somos una solución integral; somos un centro de distribución. Nuestros clientes no tienen que configurar ninguna infraestructura”. Famous Software cuenta con un sistema que permite a los pequeños transportistas comunicarse con grandes minoristas como Safeway o Costco. “I-Trade cobra por documento y por socio comercial”, explica Parrish. “Nuestros clientes adquieren un módulo y un gestor de mensajes. Luego, compran socios comerciales. Cada socio comercial cuesta 5,000 dólares, sin cargo por documento, pero hay una tarifa de mantenimiento anual del 19 %”.

Un proveedor está lanzando un producto que permite decidir cuánta información se necesita registrar. «Tenemos módulos», explica Adrian Down, director de marketing de Redline , en Santa Clara, California. «Es como la televisión por cable: uno se suscribe a la parte del paquete que desea. Próximamente lanzaremos una solución en la nube con precios por suscripción. Nos dirigimos a pequeños productores y distribuidores. No se necesita un departamento de TI».

Este servicio es flexible en términos de la cantidad de información que desea registrar y en términos de cuántas personas en su operación necesitan poder ingresar y recuperar esa información.

“Se obtiene una trazabilidad completa hacia adelante y hacia atrás, cumplimiento normativo y control de inventario”, afirma Down. “Es un modelo basado en suscripción. Si hay 20 personas que necesitan usarlo, te suscribes para 20 personas. Si solo necesitan usarlo dos personas, te suscribes para dos”.

Un criterio con el que se pueden juzgar estos paquetes es si hacen económicamente viable para empresas de tamaño modesto hacer negocios con los gigantes de los productos agrícolas.

“Aunque hemos escrito códigos de interfaz con Target, Safeway, Sysco, Foodbuy, Golden Corral, PF Chang's, Kroger, Fred Meyer, Hannaford, Panera Bread, Brinker International Restaurants, Applebee's, MessageXpress, Simplot, Shaws, Avendra, Chili's, Produce Alliance, eFreshPoint, Albertsons, Darden Restaurants y Pro*Act, por nombrar algunos”, dice Reminger, “descubrimos que el cliente más pequeño puede necesitar un poco de ayuda para competir con los 'grandes'”.

La palma de tu mano

El software sigue evolucionando para satisfacer nuevas necesidades, y un requisito muy importante hoy en día es la capacidad de utilizar el sistema de información en el campo con un teléfono inteligente o un escáner.

“Todo se está volviendo móvil”, afirma Shafae de dProduce Man Software. “La movilidad es la clave. Ya sea que utilice un PC, un portátil, un netbook o un teléfono inteligente, puede enviar y controlar la información. Desde el correo postal, el teléfono y los contestadores automáticos hasta el fax, el correo electrónico, los mensajes de texto y el intercambio electrónico de datos (EDI), este es otro avance en la comunicación cuando se trata de transacciones comerciales”.

Un sistema portátil hace que la información del almacén o del camión esté inmediatamente disponible para los gerentes y profesionales durante toda la operación.

“Las aplicaciones móviles son una excelente manera de incluir soluciones EDI a nuestra combinación de ofertas de sistemas”, afirma Reminger. “Con la creciente necesidad de seguridad alimentaria y trazabilidad, por nombrar algunas, en nuestros negocios combinados, las soluciones electrónicas que Silver Creek

“El software puede ayudar a que nuestros clientes actuales y futuros sean competitivos en los mercados a los que sirven”.

Una pregunta que vale la pena hacerse es si los servicios de software que usted compra valen la pena en la cantidad de tiempo que ahorra.

“Para la mayoría de los minoristas, este es el epítome de la flexibilidad”, dice Butler de Edible Software. “Todos odiamos perder el tiempo. Los minoristas a menudo pueden incluir la orden de compra en su

sistema y luego se envía al proveedor. Muchas veces en el pasado, los minoristas tenían que ingresar un pedido en su sistema y luego enviarlo

El acceso a este lenguaje universal de transacciones puede ser necesario para hacer negocios con muchos de los actores más sofisticados del sector agrícola.

“El mismo pedido se envía por separado al proveedor. Al igual que los proveedores, los minoristas ahora pueden dedicar menos horas de trabajo a la introducción de datos y más tiempo a las ventas”.

Algunos de estos sistemas tienen pequeñas funciones que pueden ayudar a ahorrar tiempo. “Si lo haces a través del móvil, en cuanto lo envías, todos reciben una confirmación por correo electrónico”, afirma Shafae. “Lo bueno de hacer un pedido online es que, cuando haces un pedido, tantas personas como decidas pueden recibir una confirmación por correo electrónico”.

Incluso existen productos que facilitan la modificación de una orden de compra después de haberla enviado. “En algunos casos, podemos procesar los cambios en la orden de compra”, afirma Parrish, de Famous Software. “En el pasado, aparecía en la bandeja de entrada y los cambios debían realizarse manualmente”.

Los productos de software EDI también están en constante evolución para registrar más información diferente según sea necesario.

“El método en sí no ha cambiado, pero sí lo están haciendo los documentos que se requieren”, afirma Butler. “Hoy en día, se requieren más documentos a través de EDI. Esto es resultado del hecho de que la gente quiere más información y la quiere automatizada”.

Hoy en día, la información sobre trazabilidad y seguridad alimentaria también se incluye en los sistemas desarrollados inicialmente para la gestión de inventario, facturación, pedidos y recepción.

“A medida que se requieren cambios, se integran en el servicio”, afirma Parrish. “Por ejemplo, podemos enviar todos los datos de la iniciativa de trazabilidad de los productos agrícolas. Esto aumenta la eficiencia y la precisión”.

El acceso a este lenguaje universal de transacciones puede ser necesario para realizar negocios con muchos de los actores más sofisticados.

“La mayoría de las empresas no van a lograr un crecimiento considerable sin la adquisición de grandes clientes ancla”, afirma Butler. “Estos clientes ancla suelen requerir un alto nivel de automatización, porque en el mercado actual, el EDI es menos propenso a errores y se necesitan menos personas para gestionarlo. Obviamente, hay un costo, pero la mayoría de los dueños de empresas en modo de crecimiento prefieren gastar unos pocos miles de dólares al año en EDI e integración que contratar a otro empleado”.

Una forma de pensar en la compra de un servicio EDI es si le permite dejar de pensar en los servicios EDI y volver a pensar en su negocio.

“Silver Creek se encarga del aspecto informático cuando nuestros clientes deben centrarse en sus principales ventajas”, afirma Reminger.